FLUJOGRAMA Y SUS CARACTERISTICAS

QUÉ ES UN FLUJOGRAMA ?

Flujograma o diagrama de flujo Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. Nos servirá para entender más fácilmente el funcionamiento de nuestras OIRS, considerando sus diferentes pasos , los actores que participan de él y los tiempos involucrados. Características fundamentales Sintético : debe quedar resumido en una hoja para que sea práctico Simbolizado : la simbología adecuada evita anotaciones excesivas Da una forma visible : Nos permite observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. * OJO Nos permite ver las cargas de trabajo y las responsabilidades

¿QUE ES?

Es una representación gráfica de la secuencia de

actividades de un proceso.

Además de la secuencia de actividades, el flujograma
muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o
servicios que entran y salen del proceso, las decisiones
que deben ser tomadas y las personas involucradas (en
la cadena cliente/proveedor)

El flujograma hace más fácil el análisis de un proceso

para la identificación de:

Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes

y de los puntos críticos del proceso.

SIMBOLOS

El flujograma utiliza un conjunto de símbolos para
representar las etapas del proceso, las personas o los
sectores involucrados, la secuencia de las operaciones y
la circulación de los datos y los documentos.

Los símbolos más comunes utilizados son los siguientes:

Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el

fin de un proceso: 

Operación: Representa una

etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la

Operación

ejecuta se registran al interior del rectángulo:

Documento: Simboliza al

documento resultante de la operación respectiva. En su

interior se anota el nombre que corresponda:

Decisión: Representa al punto del

proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta
se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del
rombo muestran la dirección del proceso, en función de la
respuesta real:

Sentido del flujo: Significa el sentido y la secuencia de las

etapas del proceso:

SE USA PARA:

Entender un proceso e identificar las oportunidades de

mejora de la situación actual.

Diseñar un nuevo proceso, incorporando las mejoras

(situación deseada).

Facilitar la comunicación entre las personas involucradas en

el mismo proceso.

Divulgar, en forma clara y concisa, informaciones sobre

Procesos

.

¿CÓMO USARLO?

Defina el proceso que se va a realizar.

Escoja un proceso relacionado con el producto o servicio

más importante, desde el punto de vista del cliente.

Elabore un flujo del proceso, identificando sus grandes

bloques de actividades.

Organice, para la elaboración del flujograma, un grupo
compuesto por las personas involucradas en las actividades
del proceso.

Defina detalladamente las etapas del proceso y describa las
actividades y los productos o los servicios que resulten de
cada una de ellas.

Identifique los responsables para la realización de cada

actividad identificada.

Chequee si el flujograma diseñado corresponde a la forma
como se ejecuta el proceso en la práctica, y haga las
correcciones que considere necesarias.

1.USOS DE UN FLUJOGRAMA

*Refleja las actividades asignadas por una o varias oficinas.

*Enumera las tareas realizadas por cada empleado para el logro de la actividad.

*Recoge en forma completa y detallada los pasos que incluye un procedimiento.

* Documenta los procedimientos en un diagrama mediante figuras . 5. Evalúa si el trabajo realizado responde a los objetivos de la unidad. 6. Garantiza el uso efectivo de los recursos humanos, fiscales y físicos.

2.Operación (acciones) Límites documento Varios documentos Identifica el inicio y el fin de un proceso Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y quien la ejecuta se registra al interior del rectángulo Simboliza el documento resultante de la operación respectiva, en su interior se anota el nombre que corresponda Varios documentos o copias Simbología de los flujogramas

3.SUGERENCIAS PARA HACER UN FLUJOGRAMA

*Hacer un Flujograma borrador entre el Operador OIRS y encargado de Participación. (Flujograma del proceso de gestión de 1 reclamo en el CES).

*Se sugiere aprovechar la ocasión para revisar también los procedimientos frente a una felicitación y una sugerencia).

* Convocar una reunión interna con la mayor cantidad de funcionarios o representantes de las diferentes unidades o servicios.

* Trabajar en conjunto el Flujograma “borrador”, y sancionarlo en dicha reunión

CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJO-GRAMAS

·                       Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

·                       Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

·                       De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

EJEMPLO.